2023-10-27 10:35:07 
Dlaczego dokumenty wymagają zabezpieczenia?
Myśląc o bezpieczeństwie dokumentów, wielu przedsiębiorców ma na myśli chęć ich ochrony przed nieuczciwą konkurencją. Taka dokumentacja może bowiem zawierać tajemnice przedsiębiorstwa, które są kluczowe dla jej działania, np. rozpisane procedury przesądzające o wyższości jej oferty nad konkurencją.
Wbrew pozorom szpiegostwo gospodarcze jest zabiegiem wykorzystywanym częściej, niż można by przypuszczać, i to nie tylko w odniesieniu do dużych, międzynarodowych firm. Zmagają się z nim również właściciele małych, rodzinnych firm, którzy próbują ukryć swoje sekrety przed większymi przedsiębiorcami próbującymi wykupić ich biznes.
Wymóg dbania o bezpieczeństwo dokumentów firmowych nakłada na przedsiębiorców prawo, głównie w odniesieniu do tych zawierających wrażliwe dane osobowe pracowników. W grę wchodzą tu bowiem kwestie związane z RODO, a ewentualny wyciek informacji wiąże się z poważnymi konsekwencjami.
Kwestie związane z wprowadzeniem RODO w Polsce precyzuje Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. Zgodnie z nią odpowiedzialności karnej podlega nie tylko kradzież wrażliwych danych, ale też ich niewłaściwe zabezpieczenie przez osobę odpowiadającą za ich bezpieczeństwo*.
Kara za niedopełnienie tego obowiązku może okazać się bardzo dotkliwa. Sprawy dotyczące tego tematu są zwykle dość głośne i nie dotyczą jedynie prywatnych przedsiębiorców. Nie unikną ich również organy państwowe i instytucje pożytku publicznego. Wystarczy tylko wspomnieć o 30. tys. zł kary nałożonej na Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum za zgubienie pendrive’a**.
Chociaż mogłoby się wydawać, że 30. tys. zł to bardzo wysoka kara za coś, co przydarzyło się prawie każdemu w pewnym momencie życia, to jednak mogło skończyć się gorzej.
Wyżej wspomniana ustawa wskazuje, że za takie działanie może zostać nałożona kara w wysokości do 10/20 mln euro, a także do 2/4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa wypracowanego w poprzednim roku.
Dokładna wysokość zostanie określona przez sąd na podstawie szeregu indywidualnych czynników.
System kontroli dostępu w przedsiębiorstwie
Aby uchronić się przed dużymi problemami, warto zadbać o to, by wrażliwe dane pozostawały do wglądu tylko tych osób, które dysponują odpowiednimi uprawnieniami. W tym celu najlepiej wyznaczyć osobne pomieszczenie do przechowywania ważnych dokumentów, a wejście zabezpieczyć przy pomocy systemu kontroli dostępu.
Ich zadaniem jest weryfikacja, czy osoby próbujące wejść do pomieszczenia mają do tego prawo. W podstawowym wariancie system może zakładać wykorzystanie klucza lub karty, które należy przekręcić w zamku lub przyłożyć do niego, aby wejść do środka.
Bardziej zaawansowane systemy kontroli dostępu wykorzystują mechanizmy wymagające wpisania PIN-u lub hasła, a nawet zeskanowanie odcisku palca. Rozwiązania te można stosować w pojedynkę lub łączyć dla zwiększenia poziomu bezpieczeństwa, np. zamek na kartę i PIN albo zamek biometryczny z takim na hasło.
W ten sposób można zresztą zabezpieczyć nie tylko samo pomieszczenie. Zabezpieczenia nadają się także do montowania w drzwiach szaf na dokumenty czy sejfów, w których przedsiębiorca może trzymać szczególnie wrażliwe dane.
Jak zabezpieczyć ważne dokumenty z ASSA ABLOY?
Szukając elementów, przy użyciu których można stworzyć funkcjonalny system ochrony dostępu, warto zwrócić uwagę na produkty dostępne w ofercie ASSA ABLOY. Jeśli w grę wchodzi zabezpieczenie samych szaf i kontenerów biurowych, w których są przechowywane dokumenty, dobrym wyborem mogą okazać się zamki elektroniczne ELLcam.
Przeznaczone do montażu w meblach o dowolnych wymiarach, które wykonano z drewna, metalu lub tworzywa sztucznego, są w pełni kompatybilne z większością standardowego wyposażenia biurowego. Do wyboru są warianty zamków z czytnikiem kart oraz z wygodną klawiaturą do wpisania PIN-u.
Zamki mogą być zasilane bateryjnie lub zewnętrznie poprzez przewód Micro USB. Może z nich korzystać wielu użytkowników jednocześnie, więc sprawdzą się w firmach o różnej wielkości.
Przykładowo, zamek elektroniczny do szafki LOB ELLcam na kartę zapewnia możliwość skonfigurowania nawet 50 kart dla różnych osób, które potrzebują dostępu do danych.
W kontekście zabezpieczenia pomieszczeń na uwagę zasługują natomiast m.in. klamka na PIN Code Handle, a także zaawansowany, bezprzewodowy system kontroli dostępu SMARTair. Przy użyciu tego drugiego zabezpieczysz zresztą nie tylko to pomieszczenie, w którym znajdują się dokumenty firmowe, ale cały budynek.
Pomoże to panować nad tym, kto znajduje się aktualnie w biurze czy zakładzie produkcyjnym oraz w jakim konkretnym miejscu – i to w czasie rzeczywistym.
Właściwie zaplanowany i wdrożony system kontroli dostępu uniemożliwi osobom niepowołanym kradzież wrażliwych danych i dokumentów zawierających tajemnice przedsiębiorstwa.
Dla właściciela firmy oznacza to duże oszczędności finansowe zarówno pod kątem konkurencyjności oferty rynkowej, jak i uniknięcia kar finansowych wynikających z niedopełnienia obowiązków prawnych w tym zakresie.
* https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180001000
** https://www.rp.pl/dane-osobowe/art37995511-w-sadzie-zginely-pendrivy-z-projektami-orzeczen-jest-kara
źródło i zdjęcia: Donimet
Komentarze