Jak uniknąć opóźnień w realizacji projektu budowlanego?

Każda podejmowana inwestycja budowlana niesie ze sobą ryzyko wystąpienia szeregu zdarzeń i sytuacji, które w efekcie mogą stać się przyczyną nieterminowej realizacji prac. Sprawne zarządzanie projektem budowlanym może jednak przyczynić się do zminimalizowania tego ryzyka lub całkowitej jego eliminacji.

Zastosowanie prostych narzędzi informatycznych, które wspomagać będą proces planowania projektu budowlanego oraz ułatwią komunikację pomiędzy wszystkimi stronami projektu budowlanego, może z dużym prawdopodobieństwem wykluczyć ryzyko zaistnienia czynników powodujących opóźnienia. Programy do zarządzania projektami, takie jak www.PMCompass.pl, dzięki temu, że są dostępne online dla wszystkich uczestników projektu, mają olbrzymi wpływ na skuteczną realizację prac.

Zastosowanie w projekcie budowlanym prostego narzędzia typu www.PMCompass.pl może być zainicjowane zarówno przez inwestora, jak i wykonawcę. Na przykładzie projektu budowy domu jednorodzinnego wszystkie strony projektu mają szansę osiągnąć szereg korzyści.

Realizacja prac budowlanych zgodnie z harmonogramem

Wspólna praca inwestora i wykonawcy nad czytelnym harmonogramem, to pierwszy warunek powodzenia projektu. Obie strony powinny mieć świadomość zakresu prac, jaki jest do wykonania, ich złożoności, czasochłonności i wzajemnych uwarunkowań.

W systemie www.PMCompass.pl wykonawca może raportować postęp prac, zaznaczając te, które zostały wykonane, oraz informować z wyprzedzeniem o możliwych przesunięciach. Da to inwestorowi poczucie bycia poinformowanym o stanie inwestycji. Nawet, jeśli wystąpią jakieś opóźnienia nie będą one niespodzianką, tylko zaplanowaną i uzgodnioną modyfikacją w projekcie.

Skuteczna komunikacja uczestników procesu inwestycyjnego

Zapewnienie klientowi wglądu w stan projektu eliminuje problemy z dogadywaniem szczegółów inwestycji budowlanej. W aplikacji www.PMCompass.pl wokół każdego zadania można prowadzić dyskusję, wspierając się załącznikami w postaci dodatkowych rysunków, zdjęć czy specyfikacji technicznych. Każda wątpliwość może być wyjaśniona dokładnie tam, gdzie występuje.

Dobra współpraca z podwykonawcami

Uświadomienie podwykonawcom, że są częścią projektu i terminowe wykonanie przez nich zadań ma wpływ na działania innych osób zaangażowanych w projekt budowlany, zwiększa ich poczucie odpowiedzialności za powodzenie projektu. Możliwość prowadzenia dyskusji skupionych wokół ich zadań oraz wspólne analizowanie rozwiązań zacieśnia współpracę i eliminuje niedomówienia.

Dzielenie się wiedzą i dokumentacją budowlaną

Www.PMCompass.pl to bezpieczny i prosty sposób, na przechowywanie dokumentacji projektowej i wzajemne udostępnianie jej osobom zaangażowanym w projekt. Niezbędne pliki, rysunki, zdjęcia, pisma i ustalenia są dostępne w każdym momencie, z każdego miejsca, gdzie jest dostęp do Internetu, bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.

Zwiększenie efektywności i rentowności projektu budowlanego

Zarówno dla wykonawcy, jak i dla inwestora bezcenna jest wiedza na temat tego jakie prace zajmują ile czasu i komu. Dzięki temu z każdym kolejnym projektem wykonawca ma szanse poprawić efektywność swojego zespołu, a inwestor lepiej oszacować rentowność inwestycji.

Narzędzia informatyczne wspomagające prace budowlane

Przedsięwzięcia budowlane mają specyficzny i złożony charakter. Wynika to z szeregu czynników, wśród których należy wymienić przede wszystkim kosztowność i czasochłonność procesu budowlanego, szeroki i dość różnorodny zakres prac, niejednokrotnie złożoność technologiczną, silną interakcję z otoczeniem i konieczność współpracy wielu podmiotów. Stworzenie harmonogramu akceptowanego przez wszystkie strony, zapewnienie dostępu do niezbędnych informacji i sprawna komunikacja w trakcie realizacji projektu, stanowią istotną gwarancję sukcesu projektu. Zastosowanie rozwiązań informatycznych w realizacji projektów budowlanych, takich jak www.PMCompass.pl, zwiększa szanse powodzenia.

Charakterystyka przedsięwzięć budowlanych

Podstawowymi parametrami, które nadają ramy każdej inwestycji budowlanej są czas, koszty oraz zakres i jakość wykonania prac. Każdy z tych parametrów w istotny sposób oddziałuje na pozostałe: rozszerzenie zakresu oznacza wydłużenie czasu realizacji, dłuższy czas realizacji oznacza wyższe koszty, niedoszacowanie budżetu wiąże się z wydłużeniem realizacji w czasie, itd.

Parametr czasowy w tym trójkącie zależności ma szczególny wpływ na dwa pozostałe. W związku z tym, iż opóźnienia czasu realizacji budowy są zjawiskiem dość często spotykanym, warto zastanowić się dlaczego tak się dzieje, jakie są tego konsekwencje i jak można temu zapobiegać.

Realizacja prac budowlanych zgodnie z harmonogramem ma istotne znaczenie dla wszystkich stron projektu - zarówno dla inwestora jak i wykonawcy. Opóźnienie tych prac, rozumiane jako przekroczenie ustalonej daty wykonania robót, może oznaczać dla inwestora dużą stratę finansową. Ze względu na nieterminową realizację inwestycji, zyski, które miała generować, wystąpią dużo później lub wcale.

Dla wykonawcy przeciągnięcie się inwestycji w czasie oznacza często poniesienie wyższych niż zaplanował kosztów pośrednich realizacji robót. W skrajnym przypadku może oznaczać stratę, zamiast zysku, nie tylko w bieżącym projekcie, ale także w kolejnych, do których realizacji zobowiązał się w dalszej kolejności. Niebagatelny jest też wpływ opóźnienia na reputację wykonawcy, postrzeganie jego wiarygodności i solidności.

Czynniki powodujące opóźnienia w realizacji projektów budowlanych

Poznanie czynników, które są powodem opóźnień projektów budowlanych, oraz określenie istotności ich oddziaływania, może ułatwić identyfikację działań, które mogą zmniejszyć ryzyko występowania opóźnień. W literaturze proponuje się między innymi podział czynników na 8 grup, związanych kolejno z: wykonawcą, projektantem, inwestorem, finansami, harmonogramem robót, relacjami pomiędzy uczestnikami, regulacjami prawnymi, warunkami nieprzewidywalnymi:

• Czynniki, za które odpowiedzialny jest wykonawca to m.in. zaplanowanie i zapewnienie odpowiedniej dostępności zasobów w czasie (ludzie, materiały i sprzęt) oraz prawidłowy nadzór i doświadczenie umożliwiające przewidywanie potencjalnych problemów.
• Druga grupa związana jest z precyzją i dostępnością założeń i dokumentacji projektowej dla wszystkich stron. Bardzo często wydłużenie czasu realizacji budowy jest wynikiem błędów konstruktorskich lub materiałowych popełnianych właśnie ze względu na ignorowanie projektu, do którego jest ograniczony dostęp.
• Podstawowe przyczyny opóźnień, leżące po stronie inwestora, to nierealne terminy narzucane wykonawcy oraz wszelkie zmiany zakresu projektu zgłaszane w trakcie jego realizacji. Modyfikacja pierwotnych ustaleń i opóźnienia w podejmowaniu decyzji mogą znacząco utrudnić pracę wykonawcy.
• Kolejna grupa to czynniki finansowe, za których wystąpienie mogą być odpowiedzialne obie strony projektu budowlanego. Jeśli inwestor opóźnia obiecane wypłaty, może to zachwiać zdolność finansową wykonawcy i spowodować opóźnienie w dostawach materiałów budowlanych lub okrojenie siły roboczej. Podobnie problemy finansowe wykonawcy i brak wypłat dla podwykonawców mogą doprowadzić do opóźnienia lub całkowitego wstrzymania prac.
• Piąta grupa to czynniki związane z błędami w harmonogramie robót. Należą do nich np. niewłaściwe oszacowanie czasu realizacji poszczególnych robót, co odbija się na innych zadaniach.
• Sprawny przepływ informacji pomiędzy uczestnikami projektu budowlanego (inwestorem, wykonawcą, projektantem i kierownikiem budowy)  jest podstawą budowania dobrych relacji. Konflikty, będące wynikiem kulejącej komunikacji, mogą przyczynić się do poważnych opóźnień.
• Osobną grupę czynników stanowią regulacje prawne, obejmujące wszelkie nieprzewidziane zmiany w rozporządzeniach i ustawach dotyczących budownictwa.
• Ostatnia grupa to warunki nieprzewidywalne, na które nikt z uczestników nie ma wpływu. Mogą to być niekorzystne warunki pogodowe, otoczenie i środowisko. Jedyne, co można zrobić, to oszacować prawdopodobieństwo ich wystąpienia i zapewnić sobie bufor w harmonogramie.

opr.: Klara Dyczkowska, PMCompass.pl
zdjęcia: PMCompass.pl