Jak ważny jest sposób określania przedmiotu zamówienia?

Opis przedmiotu zamówienia i ewentualne mankamenty w zakresie jego szczegółowości obciąża wyłącznie zamawiającego. Nie można zatem wymagać aby składający ofertę i kalkulujący jej cenę obejmował świadomością koszty, które nie mieszczą w granicach opisu przedmiotu zamówienia. Takie koszty powstałe w toku realizacji zamówienia w konsekwencji wynikają z konieczności udzielenia zamówień dodatkowych lub uzupełniających.

Opisanie niejednoznaczne przedmiotu zamówienia, nie wyczerpujące, bez dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, czy bez uwzględnienia wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na sporządzenie oferty, wiąże się z naruszeniem przez zamawiającego art. 7 ust. 1, art. 29 ust. 1 i 2, art. 31 ust. 1 ustawy Pzp, czyli zasady nie opisywania przedmiotu zamówienia w sposób, który może utrudniać uczciwą konkurencję, w tym poprzez wymaganie od wykonawców ponoszenia nieskalkulowanych w ofercie  kosztów.

Zmiany w zakresie zakresu świadczenia na etapie realizacji zamówienia mogą wynikać z okoliczności zależnych od zamawiającego, zależnych od wykonawcy, jak i niezależnych od żadnej ze stron. W każdym jednak przypadku wykonawca może i powinien przedkładać zamawiającemu wniosek o dokonanie zmian w zawartej umowie. Uprawnienie to ma szczególne znaczenie w sytuacjach gdy nowe okoliczności wiążą się z dodatkowymi kosztami obciążającymi wykonawcę w związku z wykonaniem umowy. Problem ten nabiera doniosłości, gdy koszt ten nie mieści się kosztach uwzględnionych w ofercie wykonawcy, czy też zależny jest lub wynikający z przyczyn od niego zależnych.

Jeżeli wykonawca dostrzega takie ryzyko po zapoznaniu się z treścią opisu przedmiotu zamówienia, winien korzystać ze środków ochrony prawnej domagając się albo uszczegółowienia opisu albo też takiego ukształtowania postanowień przyszłej umowy, które umożliwią w przyszłości uzyskanie dodatkowe wynagrodzenia (nawet jeśli przewidziane jest wynagrodzenie o charakterze ryczałtowym), tak aby zakres wynagrodzenia obejmował nowe koszty np. zmian w dokumentacji projektowej.

Zgodnie z postanowieniem art. 140 ust. 1 i 3 ustawy Pzp, umowa podlega unieważnieniu w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w specyfikacji, a zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie oraz z art. 82 ust. 3 ustawy, zgodnie z którym treść oferty musi odpowiadać treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz).

Szczególnego podkreślenia wymaga jakość przygotowanego opisu przedmiotu zamówienia i dokonanie tego opisu z poszanowaniem art. 29 ust. 1 ustawy Pzp. Norma ta wyraźnie i dobitnie stanowi, że opis przedmiotu zamówienia musi być jednoznaczny i wyczerpujący, dlatego też zamawiający nie może w ramach ceny ofertowej żądać skalkulowania innych przedmiotów zamówienia niż wynikające z dokonanego przez siebie opisu przedmiotu zamówienia.

Przeciwne działanie prowadzi do sytuacji, w której narusza się przepisy o tożsamości umowy i oferty z przedmiotem zamówienia. Tym samym dochodzić będzie do bezprawnego obejścia przepisów o zamówieniach dodatkowych i uzupełniających. Z tego względu wykonawcę można obciążyć tylko tymi nieprzewidzianymi kosztami, które wynikają z okoliczności leżących po jego stronie na etapie realizacji umowy. Innymi słowy nieuprawnione będzie obciążenie wykonawcy kosztami zdarzeń zależnych od zamawiającego, a nawet niezależnych od stron umowy.

Obowiązki wykonawcy wynikające z zawartej umowy w sprawie zamówienia publicznego nie mogą dotyczyć przewidzenia w ofercie (i wynagrodzeniu) zakresów prac nie ujętych w opisie przedmiotu zamówienia, w tym nie ujętych w dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych.

źródło: Konsultanci Zamówień Publicznych
zdjęcie: sxc.hu